电子科技大学学生短期（三个月及三个月以内）出国（境）学术出访类型主要包括：学生因公短期（三个月以下）出国学术访问类型主要包括：受邀赴国外参加国际会议、合作研究、短期研修、培训等学术交流活动。

以下手续应在出访前一个月完成办理。

一、备案办理流程

无论是否申请资助，均需在出发前按要求在系统中完成备案所有审核。备案前，请一定仔细阅读《学生短期出访（学术交流）须知》（附件1）。

特别提醒：出访天数。 出访人应依据实际出访任务严格控制在外停留天数。原则上出访时间（包含中国离、抵境当日）可在学术任务开始前和结束后各加 1 天，赴拉美、非洲航班衔接不便的国家，出访时间可在学术任务开始前加 1 天、结束后加 2 天。以上出访时间为最长时限，不应理解为必须用满。

1、外事系统“学生因公短期出国（境）学术访问”业务板块自即日起启用试运营。如无特殊情况，新申请的学生因公短期（三个月以下）出国（境）学术访问任务均在系统中提交，进入审批程序。

2、所有要求的材料提交至学院外事秘书（KC104B李想老师）处审核通过后，再提交至外事系统审批。提交系统后，请随时查看系统审核情况，（具体路径：操作>>项目查看>>进度信息），确保在出行前完成系统中所有审核环节。备案审批手续完成前慎重购买机票，避免可能产生的经济损失。

3、系统填写时请确认是否申请资助（含导师资助），若需申请，请在系统中进行填写，提交后将不能修改。

4、若邀请函中没有论文题目，需同时提交论文录用证明材料。

5、出访重要性说明，需要本人签字后提交至辅导员处审核，并加盖学院章。

6、出访日程安排请参考模板（详见附件链接）。

7、请审核通过后再预定机票，以避免由于个人安排不当导致的机票改签费用。在境外第三国转机不得出机场且不能产生住宿等费用，购买机票时请注意行李需直挂，且不需要过境签。

8、审批通过后，申请人自行办理因私护照（通行证）和签证（签注）、出国（境）参会。个别领事馆签证时要求提供学校出具的派遣信，可参照国际处网站模板填写，请导师签字并盖学院章。

审批通过后，出访人不得擅自改变出访路线、增加与出访任务无关的出访地点或延长出访时间（包含中国离、抵境当日）。如因计划改变，出访人须在出访前重新申报出访任务。出访人在外访问期间，如因不可抗因素需改变出访计划的， 须第一时间报批。

9、按期返校后，按照《学生短期出访（学术交流）须知》要求提交相关材料。

线上会议如需报销，需提供参加线上涉外活动审批表。

国际处联系人：岳老师 清水河校区主楼B3-204A 电话028-61830642

学院外事秘书：李老师 清水河校区科研楼C104B 电话028-61831338

备  注：若在国外访学期间参加国外会议，请同时提交长期访学证明。

学生出国（境）参加国际会议常见问题

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二、资助申请

如需申请学校经费资助，申请资助办法及申请流程如下：

1、国际学术会议专项基金

面向对象：全日制在读本科生和全日制非定向在读硕士生

详细规定及申请流程：https://www.oice.uestc.edu.cn/info/1104/5852.htm

关于“学生出国（境）参加国际学术会议专项基金” 费用报销相关问题的通知：https://www.oice.uestc.edu.cn/info/1104/9838.htm

如需资助证明，请下载《学生派遣信模板》（附件2），导师签字后盖学院章。

资助部门：国际合作与交流处 出国留学办公室

联 系 人：岳老师 清水河校区主楼B3-204A 电话028-61830602

2、博士生学术支持计划

面向对象：申请时须为取得我校学籍的在读博士生，且截止会议结束日申请者未毕业

出访备案前，请先进行资助申请，详细规定及申请流程：https://gr.uestc.edu.cn/xuewei/96/13407

资助部门：研究生院

附件下载：https://www.oice.uestc.edu.cn/info/1104/9837.htm